Quels documents demander à un candidat locataire avant la signature du bail
Avant de signer un bail, vous devez constituer un dossier de candidature complet pour évaluer la solvabilité et la fiabilité de votre locataire. Au Québec, les documents à demander sont strictement encadrés par la loi. Certains sont essentiels, d'autres formellement interdits. Savoir les identifier vous protège légalement et accélère votre processus de sélection.
Documents obligatoires et recommandés
Pièce d'identité
Vous pouvez exiger une pièce d'identité photo valide : permis de conduire, passeport ou carte RAMQ. Le candidat doit vous présenter l'original, que vous vérifiez sur place. Vous ne pouvez pas conserver la copie, ni noter le numéro d'identification.
Cette règle s'applique strictement : faire des copies ou photocopies de pièces d'identité viole la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Vous risquez une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information (CAI).
Preuve de revenus
Demandez les deux ou trois derniers bulletins de paie, ou une lettre officielle de l'employeur confirmant le poste, le salaire brut et l'ancienneté. Pour un travailleur autonome, un relevé de revenus fiscaux ou les états financiers des deux dernières années suffisent.
La règle générale : les revenus bruts annuels du candidat doivent couvrir au minimum 3 fois le loyer mensuel. Si un candidat gagne 3 500 $/mois et que votre loyer est 1 400 $, c'est acceptable (3 500 × 3 = 10 500 vs 1 400 × 12 = 16 800). Adaptez ce ratio selon votre appréciation du risque.
Si le candidat est entre deux emplois, une lettre de confirmation d'une offre d'emploi ou une attestation du centre d'emploi peut compenser temporairement.
Références de propriétaires précédents
Contactez directement les 1 ou 2 précédents propriétaires ou gestionnaires. Posez des questions précises : le candidat payait-il le loyer à temps ? Y a-t-il eu des retards récurrents ? Comment était l'état du logement lors de la sortie ? Y a-t-il eu des plaintes de voisinage ?
Les références sont votre baromètre comportemental. Un loyer impayé chez un propriétaire antérieur signale un risque réel. Un logement rendu endommagé indique une négligence du bien loué.
Autorisation écrite de vérification de crédit
Pour consulter le dossier de crédit du candidat auprès d'Equifax ou TransUnion, vous devez obtenir son consentement écrit explicite et préalable. C'est obligatoire au Québec. Sans ce consentement, vous ne pouvez accéder à aucune information de crédit.
Utilisez un formulaire simple que le candidat signe et date. Conservez cette autorisation au dossier. L'enquête de crédit révèle les retards de paiement passés, les dettes impayées et les dépôts en recouvrement : des indicateurs de fiabilité financière.
Formulaire de demande de location
Créez ou utilisez un formulaire standardisé posant les questions essentielles : nom complet, date de naissance, adresse actuelle, employeur, références précédentes, raison du déménagement, personnes à charge. Ce formulaire documente votre démarche de sélection et justifie votre décision auprès du TAL si contestée.
Documents interdits et risques légaux
Numéro d'assurance sociale (NAS)
Il est formellement interdit de demander ou de noter le NAS d'un candidat locataire. Même si le candidat l'offre spontanément, refusez-le. Le NAS n'est pertinent que lors de retenues d'impôt ou transactions fédérales, pas pour la sélection locative.
Violer cette interdiction expose le propriétaire à une plainte à la CAI et à des amendes potentielles.
Numéro de carte d'assurance-maladie (RAMQ)
Si vous acceptez une pièce RAMQ comme pièce d'identité, vous pouvez vérifier son authenticité sur place, mais vous ne pouvez pas en conserver le numéro ou en faire une photocopie.
Antécédents judiciaires et casier judiciaire
Au Québec, il est illégal de demander si un candidat a des antécédents criminels ou un casier judiciaire. Cette interdiction découle de la Charte des droits et libertés de la personne. Faire une telle demande constitue une discrimination fondée sur les antécédents judiciaires.
L'exception très limitée : si le rôle implique un accès régulier à des mineurs ou à des renseignements sensibles (rare en immobilier résidentiel), une vérification de sécurité pourrait être légale, mais elle nécessite une consultation juridique préalable.
Dépôt de garantie avant signature du bail
L'article 1904 du Code civil du Québec l'énonce clairement : aucun dépôt ne peut être exigé avant la signature du bail. Pas d'argent d'aucune sorte, pas même une « réserve » ou un « dépôt d'amitié ». Les dépôts de garantie ou de dernier mois se présentent seulement après signature et selon les conditions du bail.
Cette règle protège le candidat contre les surfacturations et l'arnaque. La violer expose le propriétaire à une ordonnance du TAL de remboursement majorée de dommages-intérêts.
Demandes discriminatoires
Ne demandez jamais de documents ou informations liées à :
- L'origine ethnique ou la nationalité
- La religion ou les convictions politiques
- L'orientation sexuelle ou l'identité de genre
- Le handicap ou l'état de santé
- L'état civil ou la situation familiale (nombre d'enfants, situation de monoparentalité)
- La grossesse
Toute discrimination fondée sur ces motifs viole la Charte québécoise. Le TAL peut rejeter votre demande d'éviction ou ordonner des dommages-intérêts au locataire.
Vérifications et procédure formelle
Enquête auprès de l'employeur
Au-delà du bulletin de paie, vous pouvez appeler directement l'employeur pour confirmer l'emploi actuel et le salaire. Demandez : depuis combien de temps travaille cette personne ? Quel est son salaire brut ? Son emploi est-il permanent ou contractuel ? Un code de confidentialité d'entreprise peut refuser de vous répondre ; c'est normal.
Vérification auprès d'Hydro-Québec ou services municipaux
Certains propriétaires demandent une preuve de résidence actuelle (facture Hydro-Québec ou d'un service municipal) pour valider que le candidat habite bien à l'adresse déclarée. C'est une pratique courante et légale, tant que vous ne conservez pas la facture originale au-delà de la signature du bail.
Délai de conservation des documents
Conservez les dossiers de candidature (formulaire, références, résultats de crédit, preuve de revenus) jusqu'à la fin du bail du locataire retenu, plus 3 ans de délai de prescription en cas de recours. Pour les candidats refusés, conservez au moins 6 mois à 1 an au cas où le TAL vous demande de justifier votre sélection.
Après cette période, détruisez les documents de façon sécuritaire, surtout ceux contenant des renseignements financiers personnels.
Cas particuliers
Primo-locataire ou étudiant
Si le candidat n'a jamais loué, il n'y a pas de références de propriétaires précédents. Dans ce cas, acceptez :
- Une lettre de référence d'un responsable (parent employé, tuteur, professeur)
- Une preuve de moyens financiers (relevé de compte bancaire, accord de contribution parentale écrite)
- Une garantie d'un tiers (co-signataire) acceptant de couvrir les loyers impayés
L'absence de références n'est pas une raison légale de refus automatique. Le TAL peut vous ordonner de vous montrer raisonnable dans votre évaluation.
Colocation
Chaque colocataire doit remplir un formulaire de demande séparé et fournir ses propres documents. Vérifiez la solvabilité collective : si deux personnes gagnent chacune 2 000 $/mois pour un loyer de 1 400 $, c'est acceptable. Mais une seule avec 2 000 $ ? À évaluer selon votre politique.
Travailleur autonome ou pigiste
Demandez les deux dernières années d'avis d'imposition (déclaration d'impôt) ou les états financiers préparés par un comptable. Les revenus déclarés au gouvernement sont un proxy de stabilité. Si les revenus fluctuent énormément, augmentez votre ratio de couverture (ex. 4× au lieu de 3×).
Assurance locataire
L'assurance locataire n'est pas obligatoire au Québec, mais vous pouvez la rendre obligatoire dans le bail. Elle protège le locataire contre les dommages et vole, et le propriétaire contre les réclamations abusives. Si vous la rendez obligatoire, demandez une preuve de couverture avant la remise des clés, pas avant la signature.
Résumé de votre dossier de candidature
Votre dossier complet contient :
- Formulaire de demande signé
- Copie de la pièce d'identité (vérifiée mais non conservée, ou conservée si consentement écrit)
- Deux à trois bulletins de paie ou lettre d'employeur
- Contacts de 1-2 références précédentes (vérifiées par appel)
- Autorisation écrite de vérification de crédit
- Rapport de crédit (après consentement)
- Preuve de résidence actuelle (optionnel mais recommandé)
Ce dossier vous permet d'analyser objectivement chaque candidat, de justifier vos refus si contestés au TAL, et de vous protéger légalement.
La sélection équitable, rigoureuse et documentée réduit les impayés, les dégâts matériels et les litiges. Elle prend du temps en amont, mais elle vous épargne les problèmes en aval.
FAQ
Peut-on demander une photocopie de la pièce d'identité pour conserver au dossier ?
Non, c'est formellement interdit au Québec. Vous violeriez la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez vérifier l'authenticité de la pièce en la consultant sur place, mais vous ne pouvez ni la photocopier ni en noter le numéro. Seule exception : si le candidat vous autorise par écrit à conserver une copie pour les besoins du bail, vous pouvez la demander, mais c'est rare et doit rester légalement justifiable.
Combien de bulletins de paie faut-il demander au minimum ?
Demandez les deux ou trois derniers bulletins de paie. Deux suffisent pour établir un pattern régulier de revenus. Trois offrent une vue plus solide si les revenus fluctuent ou si un bulletin semble anormal. Pour un travailleur autonome, remplacez les bulletins par un relevé fiscal des deux dernières années ou des états financiers d'un comptable.
Que faire si un candidat refuse de signer l'autorisation de vérification de crédit ?
Vous ne pouvez pas accéder à son dossier de crédit sans consentement écrit. C'est un droit légal du candidat de refuser. Vous pouvez alors pondérer davantage ses autres documents (références, revenus, enquête d'employeur). Un refus catégorique peut justifier une évaluation plus conservatrice, mais pas un rejet automatique, sauf si d'autres indicateurs sont faibles.
Peut-on demander le nombre d'enfants ou le statut familial du candidat ?
Non, c'est une discrimination fondée sur la situation familiale, interdite par la Charte québécoise. Vous ne devez jamais demander si le candidat a des enfants, s'il est marié, séparé ou monoparent. Ces informations ne sont pertinentes que si elles affectent directement la capacité financière (ex. vous découvrez lors de l'enquête auprès de l'employeur que le candidat a plusieurs personnes à charge, mais vous ne l'avez pas demandé directement).
Quel est le délai légal pour conserver les documents de candidature ?
Conservez les dossiers jusqu'à la fin du bail du locataire retenu, plus 3 ans de délai de prescription en cas de recours judiciaire au Tribunal administratif du logement (TAL). Pour les candidats refusés, 6 mois à 1 an suffisent. Après cette période, détruisez les documents de façon sécuritaire, surtout ceux contenant des données financières personnelles.
Est-ce légal de demander une garantie d'un tiers ou un co-signataire ?
Oui, c'est légal et courant, particulièrement pour les primo-locataires, les étudiants ou les candidats avec des revenus marginaux. Le co-signataire doit signer un engagement écrit acceptant de couvrir les loyers impayés si le locataire principal default. Vérifiez aussi les documents du co-signataire (revenus, crédit) pour valider sa capacité à honorer cet engagement.